Faktury ustrukturyzowane - KSEF - Aspekty podatkowe, prawne

Podpis prezydenta pod ustawą o KSeF oznacza, że od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą przekraczającą 200 mln zł w roku 2024 będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r. 

Profil uczestnika

Szkolenie jest skierowane do Głównych księgowych, kierowników i pracowników działów księgowości.

Program szkolenia

1. Sprawdzanie kontrahentów – zachowanie należytej staranności

• Sposoby sprawdzania kontrahenta: Biała lista, KRS, CEiDG
• Weryfikacja transakcji: kto złożył zamówienie, kto zapłacił a na kogo jest wystawiana faktura;
• Pojęcie należytej staranności w zakresie sprawdzania kontrahentów;
• Wystawienie faktury na podmiot nieistniejący;
• Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej a działalność gospodarcza – różnice w rozliczeniach
• Wystawianie faktur na JST i jednostki organizacyjne – dwa NIP-y czy jeden NIP;
• Błędny NIP a umieszczenie faktury w KSeF;

2. Antydatowanie faktury:

• Obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT: data dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki;
• Szczególne momenty obowiązku podatkowego;
• Obowiązek podatkowy a zasady wystawiania faktur;
• Możliwość wystawienia faktury 60 dni przed transakcją co oznacza w praktyce?
• Maksymalny termin na wystawienie faktury
• Przyczyny praktyczne antydatowania faktury: terminy umowne na wystawianie faktur, otrzymanie danych po terminie, protokół odbioru podpisany/dostarczony z opóźnieniem;
• Termin płatności na fakturze antydatowanej
• Wysyłka faktury do kontrahenta obecnie a przez KSeF a problem antydatowania

3. Podmiana faktur:

• Sposoby korygowania błędów na fakturze – faktura korygująca lub nota korygująca;
• Czy nota korygująca zostanie po wprowadzeniu KSeF?
• Zmiana danych i wysyłka ponownie oraz niszczenie starych dokumentów czy jest prawidłowym postępowaniem?
• Nie przyjmowanie faktur z błędami obecnie a po wprowadzeniu KSeF;
• Brak danych fakultatywnych na fakturze (błędny termin płatności, brak nr zamówienia itp.) jako przyczyny podmiany faktur;

4. Dane faktury – najczęściej pojawiające się błędy:

• Obowiązkowe elementy faktury, w tym nazwa towaru lub usługi a usługa kompleksowa, stawki VAT, kurs faktury wystawionej w walucie obcej,
• Opcjonalne elementy faktury – jako obowiązkowe w niektórych przypadkach, w tym podstawa zwolnienia, MPP, odwrotne obciążenie, metoda kasowa – co jeśli nie są wpisane?
• Dobrowolne elementy faktury, w tym termin płatności, rachunek bankowy, stopka – co po wprowadzeniu KSeF?
• Rachunek bankowy nie zgłoszony na Białej Liście – konsekwencje praktyczne;

5. Szczególne rodzaje faktur a KSeF:

• Stosowanie duplikatu obecnie a po wdrożeniu KSeF – czy będzie możliwe?
• Faktura zaliczkowa – kiedy jest obowiązkowa i zasady jej wystawiania;
• Faktura końcowa a zmiany w tym zakresie wprowadzone SLIM VAT-3;
• Zakaz korygowania faktury zaliczkowej w celu wystawienia faktury końcowej
• Korekty techniczne – prawidłowe rozliczanie skonta, anulowania faktury, zmiany danych kontrahenta
• Faktura wewnętrzna czy będzie wysyłana do KSeF?
• Faktura uproszczona a funkcjonowanie kasy fiskalnej;
• Faktura typu WDT, eksport towarów, świadczenie usług dla podmiotu zagranicznego

6. Zasady wysyłania faktur obecnie i w czasie KSeF:

• Trzy rodzaje faktur funkcjonujące obecnie i po wdrożeniu KSeF: faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana, faktura papierowa
• Obraz faktury wysyłany mailem obok KSeF – czy możliwy?;
• Dodatkowe  dokumenty do faktury: protokół odbioru prac, załącznik – jak wysyłać po wdrożeniu KSeF?
• Platformy funkcjonujące do pobierania faktur, za media, dla podmiotów stosujących zamówienia publiczne a KSeF;
• Wysyłanie faktur a ich przechowywanie.

7. Sankcje karne dotyczące faktur – przypadki karania:

• Faktury wystawione przez podmiot nieistniejący,
• Faktury stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
• Faktury podające kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
• Faktury potwierdzające czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i art. 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
• Brak wysyłania faktur do KSeF a możliwe sankcje – od kiedy i dla kogo?

8. Kasy fiskalne i zwolnienie z kas fiskalnych 

• Kasy fiskalne z funkcją wysyłania e-paragonów
• Dla kogo paragon a dla kogo faktura?
• Zasady wysyłki i funkcjonowania paragonów po wprowadzeniu KSeF;
• E-paragony;
• Paragon papierowy czy też mailowo dla klienta?
• Sankcje za naruszenie obowiązku fiskalizacji;
• Zwolnienie z kas fiskalnych.

9. Podsumowanie szkolenia, sesja pytań

Metody szkoleniowe

• wykład, ćwiczenia
• dyskusje
• prezentacje

Opinie uczestników po szkoleniu

Informacje i zgłoszenia

tel.: (22) 250 12 12
fax: (22) 250 12 13
infobiztech@infobiztech.pl