Aktualnie przeglądasz: Szkolenia » Kompetencje interpersonalne » szkolenia Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu

Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu

Sekretariat to serce całej organizacji. Sekretarka często załatwia sprawy „na wczoraj” i „niemożliwe do załatwienia”, działa w dużym stresie pod presją. W pracy sekretarki czy asystentki wymagany jest profesjonalizm. Im szerszy jest zakres obowiązków szefa, tym wyższe kwalifikacje powinna posiadać osoba pracująca w sekretariacie.

Głównym celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z niezbędnymi elementami funkcjonowania profesjonalnego sekretariatu. Uczestnicy uświadomią sobie własną rolę w budowaniu wizerunku organizacji, zostanie przeprowadzona analiza ich mocnych i słabych stron w procesie prowadzenia i obsługi sekretariatu.

Szczególny nacisk zostanie położony na podniesienie kompetencji interpersonalnych w zakresie:

  • prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
  • komunikacji bezpośredniej i telefonicznej
  • zarzadzania priorytetami i eliminacji pożeraczy czasu
  • radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących

Program szkolenia

  1. Profesjonalny sekretariat – zasady prowadzenia
    • rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości organizacji
    • główne cele i zadania wykonywane w sekretariacie
    • ubiór, zachowanie, kultura osobista, powitanie, towarzyszenie
    • jakość i standardy obsługi w profesjonalnym sekretariacie
    • small talk w rozmowach biznesowych - tematy wskazane i zakazane
  2. Komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji
    • reguły i zasady dotyczące dobrej komunikacji ustnej i pisemnej
    • przekaz niewerbalny i jego znaczenie w pracy sekretarki
    • bariery komunikacyjne - zakłócenia w przekazywaniu informacji
    • techniki aktywnego słuchania: kontakt wzrokowy, dopytywanie, potwierdzanie
    • umiejętności komunikacyjne w praktyce– co należy wzmacniać a co warto poprawić?
  3. Rola pogłosek i plotek w pracy sekretariatu
  4. Sztuka prowadzenia rozmów telefonicznych - rozmowa telefoniczna z pozycji osoby dzwoniącej
    i odbierającej - telefoniczny savoir-vivre w praktyce
    • budowanie wizerunku własnego i organizacji podczas rozmowy telefonicznej
    • treść wypowiedzi
    • sposób mówienia dykcja, intonacja, ton głosu
    • szybkość mówienia
    • kontrola emocji w trakcie rozmowy telefonicznej
  5. Planowanie czasu pracy
    • krzywa wydajności
    • reguła 60/40
    • plan dnia
    • rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
    • kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw zaległych
    • ustalenie priorytetów - klasyfikacja zadań pod kątem ważności i pilności - Zasada Eisenhowera
    • złodzieje czasu i sposoby na ich eliminacji
  6. Asertywność - sposób radzenia sobie w sytuacjach trudnych i konfliktowych
    • zachowanie dystansu emocjonalnego
    • dostosowywanie sposobów rozwiązywania sytuacji trudnych i konfliktowych do osobowości rozmówcy oraz konkretnej sytuacji, w jakiej strony się znalazły– ćwiczenia praktyczne – zasada FUO
    • obrona przed manipulacją i próbą wyłudzenia informacji
  7. Podsumowanie szkolenia i wspólne wypracowanie planu wdrożenia, do codziennej pracy, praktyk nabytych na szkoleniu

Metody szkoleniowe

Szkolenie jest prowadzone metodami warsztatowymi, aktywizującymi uczestników. Metody opierają się na zasadzie „nauki przez doświadczenie”, pozwalającej uczestnikom szkolenia odnaleźć się w realnym otoczeniu zawodowym
i w praktyczny sposób poznać i zastosować treści wykorzystywane na szkoleniu.

Podczas szkolenia wykorzystane zostaną następujące metody szkoleniowe:

  • Krótkie wykłady z prezentacją multimedialną
  • Testy diagnostyczne
  • Symulacje sytuacji trudnych występujących w sekretariacie i przećwiczenie sposobów radzenia sobie w takich sytuacjach
  • Warsztaty - ćwiczenia praktyczne
  • Scenki tematyczne umożliwią praktyczne przećwiczenie codziennych zachowań występujących w sekretariacie
  • Prace grupowe umożliwiające wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy uczestnikami
  • Dyskusje moderowane, których celem jest rozwiązanie trudnych sytuacji związanych z omawianymi zagadnieniami
  • Sesje pytań

Termin i miejsce szkolenia

  • 22.03.2024, szkolenie online
  • 17.04.2024, szkolenie online
  • 10.05.2024, szkolenie online
  • 14.06.2024, szkolenie online

Opinie uczestników szkoleń

Szkolenie zostało przeprowadzone w bardzo miłej atmosferze. Konkretnie i w sposób łatwy zostały omówione wszystkie zagadnienia dotyczące obsługi sekretariatu. Wiadomości, które zostały przekazane na pewno pomogą w dalszej pracy. Wioletta, Uniwersytet Wrocławski

Bardzo dziękuję za szkolenie, już dziś w pracy wykorzystałam nowo poznane techniki, więc wiedza zdobyta wczoraj już przynosi korzyści

Bardzo dziękuję za przeprowadzone szkolenie. Szkolenie uważam za owocne! Aleksandra, Top Farms Głubczyce Sp. z o.o.

 

Cena szkolenia

590 PLN*/**, cena szkolenia online

Cena obejmuje:

  • udział w warsztacie online
  • bogate materiały autorskie w wersji elektronicznej zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
  • certyfikat uczestnictwa w wersji elektronicznej
  • możliwość zadawania pytań

790 PLN*, cena szkolenia stacjonarnego

Cena obejmuje:

  • czynny udział w intensywnych warsztatach
  • bogate materiały autorskie zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
  • notes, długopis
  • przerwy kawowe i lunch
  • imienny certyfikat potwierdzający ukończenie szkolenia

*Cena szkolenia/webinarium jest ceną netto. Do podanej ceny należy doliczyć podatek VAT (23%).

**Jeżeli szkolenie/webinarium stanowi element kształcenia zawodowego i jest finansowane ze środków publicznych - zwolnione z VAT

Informacje i zgłoszenia

tel.: (22) 250 12 12, (68) 419 09 45

fax: (22) 250 12 13
infobiztech@infobiztech.pl

Karta zgłoszenia na szkolenie

Karta zgłoszenia na szkolenie Karta zgłoszenia na szkolenie (220.6 kB)

Formularz rezerwacji miejsca na szkoleniu